Privacyverklaring gemeente Olst-Wijhe

Persoonsgegevens die wij vragen

Wij krijgen uw persoonsgegevens bijvoorbeeld als u zich inschrijft bij de gemeente, een paspoort aanvraagt of een vergunning nodig heeft. Ook als u onze website bezoekt, geeft u ons soms persoonsgegevens, zoals een IP-adres of via een cookie waarmee bepaalde voorkeuren worden geregistreerd.
Een persoonsgegeven is informatie die herleidbaar is tot een natuurlijk persoon. Welke persoonsgegevens wij gebruiken is afhankelijk van het product of de dienst. Persoonsgegevens die wij bijvoorbeeld gebruiken zijn:

• voorletters, voor- en achternaam
• geboortedatum
• adresgegevens
• telefoonnummer
• e-mailadres

Waarom hebben wij uw gegevens nodig?

Wij hebben uw persoonsgegevens nodig om bijvoorbeeld:

• uw aanvraag te beoordelen
• uw betaling af te handelen nadat u een product of dienst heeft afgenomen
• een nieuwsbrief te verzenden waarvoor u zich heeft aangemeld
• om u te kunnen bellen of mailen als dit nodig is
• iets bij u te (laten) bezorgen
• te voldoen aan een wet, zoals voor de aanslag gemeentelijke belastingen.

In sommige gevallen gaat het om ‘bijzondere’ en/of ‘gevoelige persoonsgegevens’. Deze gegevens vragen wij alleen als dat mag volgens de wet of met uw toestemming.

Gegevens van kinderen

Wij willen geen gegevens verzamelen over bezoekers van onze website die jonger zijn dan 16 jaar, tenzij er toestemming is van ouders of voogd. Wij kunnen niet controleren of een bezoeker op onze website ouder is dan 16 jaar. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen. Zo voorkomt u dat hun persoonsgegevens verzameld worden zonder uw toestemming.

Hoe lang worden mijn gegevens bewaard?

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan volgens de wet mag. Hoe lang wij uw gegevens bewaren (de bewaartermijn) is afhankelijk van het doel waarvoor we de gegevens hebben gekregen of verzameld.

Uw gegevens delen met anderen

Wij delen uw gegevens alleen met andere organisaties of personen als dit nodig is om te voldoen aan de wet. Of om een overeenkomst met u uit te voeren. Wij hebben geen toestemming van u nodig om uw gegevens met deze organisaties of personen te delen. Met organisaties die in opdracht van ons werken, sluiten wij een overeenkomst die ervoor zorgt dat ook zij zorgvuldig met uw persoonsgegevens omgaan. Zij moeten zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. Wij blijven verantwoordelijk voor wat er met uw persoonsgegevens gebeurt.

Zo beschermen wij uw gegevens

Wij nemen de bescherming van uw gegevens serieus. Wij nemen maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en andere ongewenste handelingen met persoonsgegevens tegen te gaan. Deze maatregelen staan in ons informatieveiligheidsbeleid. Dit beleid sluit aan bij de geldende gemeentelijke beveiligingsnormen zoals vastgelegd in de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO).

Wij doen er veel moeite voor om uw gegevens te beschermen. Toch kan het voor komen dat er iets gebeurt waardoor uw gegevens op de verkeerde plek terecht komen. Denk aan het verkeerd adresseren van een e-mail of brief, een website waar te veel informatie op staat of een dossier dat kwijtraakt. Als dit gebeurt, is het belangrijk dat wij dit zo snel mogelijk weten. We kunnen dan maatregelen nemen om erger te voorkomen en willen, als dat nodig is, de betrokken personen informeren. Denkt u dat er persoonsgegevens op de verkeerde plek zijn terecht komen, meld u dit dan meteen bij ons.

Toezicht op het omgaan met persoonsgegevens

Het college van burgemeester en wethouders is ervoor verantwoordelijk dat wij op een goede manier met persoonsgegevens omgegaan. Soms is dit ook de burgemeester of de gemeenteraad. Iedere teamleider zorgt ervoor dat zijn of haar medewerkers op een goede manier met persoonsgegevens omgaan. Al onze medewerkers zijn verplicht tot geheimhouding. Dat betekent dat wij zorgvuldig omgaan met de gegevens die u ons toevertrouwt. Alleen daarvoor bevoegde medewerkers mogen uw gegevens inzien en gebruiken.

Er is een medewerker aangesteld die controleert dat er op een goede manier met uw persoonsgegeven wordt omgegaan. Ook controleert deze medewerker of wij de privacywetgeving goed uitvoeren. Dit is de Functionaris voor de Gegevensbescherming (FG). Onderdeel van de taken van de FG is het beantwoorden van privacy gerelateerde vragen.

Uw gegevens inzien, aanpassen en verwijderen

U mag uw persoonsgegevens inzien, aanpassen en laten verwijderen. U kunt ons dit online of aan de balie vragen. Hierop reageren wij in ieder geval binnen een maand. U moet zich kunnen legitimeren met een geldig rijbewijs, geldig paspoort of geldige identiteitskaart. U mag geen gegevens van andere personen inzien. Bent u jonger dan 16 jaar? Of bent u onder curatele gesteld? Dan kan alleen uw wettelijk vertegenwoordiger namens u een verzoek om inzage, aanpassing of verwijdering doen.

Kloppen uw gegevens niet of zijn ze niet compleet?  Dan kunt u ons online of aan de balie vragen om uw persoonsgegevens aan te passen. Vindt u dat de gegevens niet van belang zijn voor het doel waarmee ze zijn verzameld of vindt u dat wij ze op een manier gebruiken die niet mag van de wet, dan kunt u ook een verzoek sturen.

Soms kunnen wij een verzoek tot inzage, aanpassing of verwijdering (gedeeltelijk) weigeren. Dit kan bijvoorbeeld als u ons vraagt gegevens te verwijderen terwijl wij deze volgens de wet moeten bewaren. Als wij uw verzoek (voor een deel) weigeren, leggen wij u altijd uit waarom.

U mag er ook bezwaar tegen maken dat wij uw persoonsgegevens verder nog gebruiken. Dit kan alleen als uw gegevens voor commerciële doelen worden gebruikt of als u bijzondere persoonlijke redenen heeft. Dit bezwaar kunt u ook online of aan de balie indienen. Binnen een maand reageren wij op uw bezwaar.

Uw websitebezoek en cookies

Op onze website gebruiken wij technische cookies, functionele cookies en analysecookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan onze website wordt opgeslagen op uw computer, tablet of mobiele telefoon.

De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en voor uw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website goed werkt en onthouden bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website verbeteren. Met cookies worden daarnaast uw surfgedrag en voorkeuren bijgehouden. Hiermee verbeteren wij onze dienstverlening.

U kunt zich afmelden voor de cookies. U stelt uw internetbrowser dan zo in, dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u alle informatie die eerder is opgeslagen, verwijderen via de instellingen van uw browser.

Wij vinden het belangrijk om onze dienstverlening aan u steeds verder te verbeteren. Daarom verzamelen wij gegevens via onze website. Deze gegevens worden gemeten met behulp van een analyseprogramma. Zo meten we bijvoorbeeld welke pagina’s het meest bezocht worden, op welk tijdstip de meeste bezoekers komen en hoe lang bezoekers op de site blijven. Dit helpt ons de website continu te verbeteren.

Contact en meer informatie

Heeft u vragen over deze privacyverklaring? Neem dan contact met ons op via gemeente@olst-wijhe.nl of telefoonnummer 14 0570.

Binnen Olst-Wijhe is een Functionaris Gegevensbescherming (FG) aangesteld. Zij controleert of wij zorgvuldig met uw persoonsgegevens omgaan. Ook controleert zij of wij de privacywetgeving goed uitvoeren. Onderdeel van de taken van de FG is het beantwoorden van vragen die met uw privacy te maken hebben.

Onze Functionaris voor de Gegevensbescherming, mevrouw Lotte Schieving, bereikt u per e-mail.

Klachten

Bent u ontevreden over de manier waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan?  U kunt online een klacht indienen als u vindt dat wij onzorgvuldig omgaan met uw privacy of uw persoonsgegevens hebben vastgelegd terwijl dat niet nodig was.

Volgens de privacywetgeving mag u ook een klacht indienen bij de privacytoezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dit mag alleen als het gaat over uw eigen gegevens en niet van iemand anders. Als u meer informatie wilt over privacy kunt u ook terecht bij de Autoriteit Persoonsgegevens.